اقدامات قبل از برگزاری نمایشگاه
قبل از برگزاری یک نمایشگاه، اقدامات دقیق و جامعی لازم است تا حضور شما در این رویداد با موفقیت همراه شود. در زیر، اقدامات مهمی که می‌توانید قبل از برگزاری نمایشگاه انجام دهید را مطالعه کنید:
-
تعیین اهداف:
تعیین اهداف و هدف‌های خود از حضور در نمایشگاه. آیا هدف اصلی شناخته شدن برند است؟ جلب مشتریان جدید؟ ارتقاء محصولات؟
-
انتخاب نمایشگاه مناسب:
تحقیق و انتخاب نمایشگاه مناسب برای صنعت یا حوزه کسب و کار شما. اطمینان حاصل کنید که جمع‌آوری بازدیدکنندگان و شرکت‌کنندگان به نیازهای شما پاسخ می‌دهد.
-
طراحی استند:
طراحی استند جذاب و حرفه‌ای. استفاده از المان‌های بصری، نورپردازی، و نمونه‌های محصولات می‌تواند توجه بازدیدکنندگان را جلب کند.
-
ثبت‌نام و اجاره فضا:
انجام فرآیند ثبت‌نام و اجاره فضا در نمایشگاه. از زودترین زمان ممکن شروع به این اقدام کنید تا بهترین فضای ممکن را برای استند خود انتخاب کنید.
-
آماده‌سازی مواد تبلیغاتی:
چاپ کاتالوگ، بروشور، پوستر، و سایر مواد تبلیغاتی. این مواد باید جامع، جذاب، و اطلاعاتی باشند.
-
آموزش تیم فروش:
آموزش کامل تیم فروش در مورد محصولات یا خدمات شما، مهارت‌های ارتباطی، و راهبردهای بازاریابی.
-
برنامه‌ریزی کارگاه‌ها و سخنرانی‌ها:
اگر برنامه‌ریزی برگزاری کارگاه‌ها یا سخنرانی‌ها در نمایشگاه برنامه‌ریزی کرده‌اید، زمانبندی و آماده‌سازی محتواها.
-
تبلیغات قبل از رویداد:
شروع به تبلیغات و اطلاع‌رسانی در مورد حضور شما در نمایشگاه قبل از شروع رویداد. استفاده از وسایل دیجیتال و رسانه‌های اجتماعی می‌تواند مفید باشد.
-
ارتباط با مشتریان و مشتریان پتانسیل:
ارسال دعوتنامه به مشتریان و مشتریان پتانسیل برای شرکت در نمایشگاه و ایجاد فرصت برای ملاقات حضوری.
-
برنامه‌ریزی سفر و اقامت:
برنامه‌ریزی سفر و اقامت برای تیم و نمایندگان شرکت. این شامل رزرو هتل، حمل و نقل، و سایر اقدامات مرتبط است.
-
تدارک مواد مصرفی:
تدارک مواد مصرفی نظیر کارت ویزیت، لباس‌های شناسنامه شرکت، و سایر موارد که برای نمایشگاه لازم است.
-
آماده‌سازی برای سناریوهای مختلف:
برنامه‌ریزی برای مواجهه با احتمالات و مشکلات مختلفی که ممکن است در حین نمایشگاه پیش بیاید.
با انجام این اقدامات، می‌توانید حضور خود را در نمایشگاه به بهترین شکل ممکن آماده کنید و از این فرصت بهینه بهره‌مند شوید.
بیشتر بخوانید مقاله اقدامات قبل از برگزاری نمایشگاه : خدمات نمایشگاهی
مدیریت خدمات پذیرایی در اقدامات قبل از نمایشگاه
مدیریت خدمات پذیرایی در اقدامات قبل از نمایشگاه نقش مهمی در ایجاد تجربه مثبت برای بازدیدکنندگان و مشتریان شما ایفا می‌کند. در زیر، تعدادی از اقدامات مهم برای مدیریت خدمات پذیرایی قبل از نمایشگاه آورده شده است:
-
طراحی غرفه پذیرایی:
اطمینان حاصل کنید که غرفه شما دارای فضای پذیرایی مناسب با مبلمان و تجهیزات راحت و جلبنده است.
-
فراهم کردن نوشیدنی و اسنک:
برنامه‌ریزی برای ارائه نوشیدنی‌های خنک، قهوه، چای و اسنک‌های خفیف به بازدیدکنندگان.
-
برگزاری جلسات یا ملاقات‌ها:
برنامه‌ریزی جلسات خصوصی یا ملاقات‌های تجاری در غرفه پذیرایی به منظور برقراری ارتباط با بازدیدکنندگان یا مشتریان.
-
ارائه خدمات اینترنت:
فراهم کردن اینترنت پرسرعت برای بازدیدکنندگان و مشتریان. این ممکن است به آن‌ها کمک کند تا با شما در ارتباط باشند و اطلاعات بیشتری دریافت کنند.
-
مدیریت خدمات رستورانی:
در صورت امکان، برنامه‌ریزی برای ارائه وعده‌های غذایی یا خدمات رستورانی در غرفه.
-
استفاده از گل و دیکوراسیون:
استفاده از گل و دیکوراسیون مناسب به منظور ایجاد فضای دلنشین و جلب توجه.
-
آموزش کارکنان پذیرایی:
آموزش به کارکنان پذیرایی در مورد نحوه برخورد با مشتریان، مدیریت سوالات و شکایات، و ارائه اطلاعات مفید.
-
تعیین یک مدیر خدمات پذیرایی:
تعیین یک مدیر خدمات پذیرایی که مسئولیت نظارت بر همه جوانب پذیرایی را بر عهده دارد.
-
ارتباط با شرکت‌های خدمات پذیرایی محلی:
برقراری ارتباط با شرکت‌های خدمات پذیرایی محلی برای ارائه خدمات تکمیلی یا تخفیف‌های خاص به بازدیدکنندگان.
-
آماده‌سازی جوایز و جشن تولد:
در صورت لزوم، آماده‌سازی جوایز یا برگزاری جشن تولد در غرفه پذیرایی برای جذب توجه بازدیدکنندگان.
-
به‌روزرسانی دفترچه اطلاعات:
به‌روزرسانی دفترچه اطلاعات و مطالب تبلیغاتی به‌منظور اطلاع‌رسانی بهتر به بازدیدکنندگان.
-
برنامه‌ریزی برای اثربخشی مشارکت:
برنامه‌ریزی فعالیت‌های تفریحی و سرگرمی به منظور افزایش اثربخشی مشارکت بازدیدکنندگان.
از طریق اجرای این اقدامات، شما می‌توانید یک تجربه پذیرایی مثبت و حرفه‌ای را برای بازدیدکنندگان نمایشگاه ایجاد کنید که می‌تواند به ارتقاء شناخت برند و ایجاد ارتباط مثبت با مشتریان کمک کند.
بیشتر بخوانید مقاله اقدامات قبل از برگزاری نمایشگاه : تشریفات نمایشگاهی
چک لیست ملزومات تبلیغاتی و تزئیناتی:
چک لیست ملزومات تبلیغاتی و تزئیناتی برای نمایشگاه‌ها و رویدادهای تبلیغاتی می‌تواند به شما در برنامه‌ریزی و آماده‌سازی کمک کند. در زیر چک لیستی از موارد مهم آماده‌سازی نمایشگاه آورده شده است:
موارد تبلیغاتی:
- پوسترها و بنرها: طراحی و چاپ پوسترها و بنرهای جذاب و اطلاعاتی.
- کاتالوگ و بروشورها: طراحی و چاپ کاتالوگ‌ها و بروشورهای حاوی اطلاعات محصولات و خدمات.
- کارت ویزیت: بررسی و به‌روزرسانی کارت ویزیت شرکت.
- نمونه محصولات: تهیه نمونه‌های محصولات یا خدمات به منظور نمایش در غرفه.
- ویدئوها و انیمیشن‌ها: تدارک ویدئوها و انیمیشن‌های تبلیغاتی.
- تجهیزات نمایشگاهی: استفاده از تجهیزات نمایشگاهی مانند تلویزیون‌ها، نمایشگرها و تابلوهای الکترونیک.
موارد تزئیناتی:
- پرچم‌ها و بنرها: نصب پرچم‌ها و بنرها برای جلب توجه بازدیدکنندگان.
- گل و گلدان‌ها: استفاده از گل و گلدان‌ها برای زیبایی و تزئین فضا.
- نورپردازی: نصب نورپردازی مناسب برای جلب توجه و ایجاد اثرات تجاری.
- تزئینات چشم‌گیر: تدارک تزئینات چشم‌گیر مانند ساعت‌ها، مینیاتورها، یا مصنوعی‌ها.
- فرش و فرش‌های گرد: استفاده از فرش یا فرش‌های گرد با طرح‌های منحصر به فرد.
- پلنگ‌ها و نمادها: نصب پلنگ‌ها و نمادهای مرتبط با برند یا محصولات.
- پشت‌پرده و پرده‌ها: نصب پشت‌پرده و پرده‌های زیبا به منظور جلب توجه و افزایش جذابیت غرفه.
- تزئینات فصلی: تدارک تزئینات مرتبط با فصل یا رویداد خاص (به عنوان مثال، کریسمس، نوروز و غیره).
تجهیزات عمومی:
- چراغ‌ها و اتصالات برق: بررسی امکانات برق و اتصالات لازم برای تجهیزات الکترونیکی و نورپردازی.
- پایه‌ها و ایستگاه‌ها: تهیه پایه‌ها و ایستگاه‌های مورد نیاز برای محصولات یا مواد تبلیغاتی.
- صندلی‌ها و میزها: اطمینان از تأمین صندلی‌ها و میزهای مورد نیاز برای بازدیدکنندگان.
- پوشش‌های میز و صندلی: تهیه پوشش‌های میز و صندلی با طرح مناسب و هماهنگ با برند.
- سطل زباله: قرار دادن سطل‌های زباله در نقاط مناسب و جلب توجه.
- سیستم خنک‌کننده: بررسی نیاز به سیستم‌های خنک‌کننده در صورت لزوم.
سایر موارد:
- فرهنگ سازمانی: آموزش به کارکنان در مورد اهمیت حضور در نمایشگاه و نقش آن در تبلیغات.
- پسا نمایشگاه: برنامه‌ریزی برای فعالیت‌ها و تبلیغات پس از نمایشگاه.
- نظافت و بهداشت: برنامه‌ریزی برای نظافت منظم و ایجاد شرایط بهداشتی.
- آموزش تیم فروش: آموزش تیم فروش در مورد نحوه برخورد با مشتریان و ارتقاء فروش.
- تجهیزات امنیتی: بررسی نیاز به تجهیزات امنیتی برای حفاظت از تجهیزات و محصولات.
- تدارک ایمنی: آموزش تیم در مورد ایمنی و اطمینان از تدابیر ایمنی.
این چک لیست می‌تواند به شما کمک کند تا هیچ جزئیاتی از آماده‌سازی نمایشگاه اغفال نشود و شما با یک استند جذاب و موثر در نمایشگاه حضور پیدا کنید.
بیشتر بخوانید مقاله اقدامات قبل از برگزاری نمایشگاه : مهم ترین اصول حضور در نمایشگاه
