نکات مهم برای برگزاری رویداد
در اینجا نکات مهم برای برگزاری رویدادها را برایتان آورده‌ایم. چه ضیافت شام برای بهترین مشتریان‌تان باشد، چه کنفرانس یا ورکشاپی برای مدیران حوزه کاری‌تان، یا همایشی برای رونمایی از کتاب جدید کودکان در کتابفروشی‌تان، یا حتی یک مهمانی برای قدردانی از مشتریان، برگزاری رویداد راهی بسیار مناسب برای جلب توجه مشتریان جدید، تقویت ارتباط با مشتریان قدیمی و مطرح کردن کسب‌وکارتان است.
حتی فکر کردن به برپایی یک مراسم هم ممکن است باعث استرس و اضطراب شود. بله، بخش‌های مختلفی باید با هم همکاری داشته باشند تا یک رویداد به خوبی برگزار شود؛ اما اجازه ندهید این موضوع شما را بترساند.
این نکات مهم برای برگزاری رویداد به شما کمک می‌کند که رویداد بعدی خود را به راحتی برنامه‌ریزی و برگزار کنید:
-
تنظیم هدف برگزاری رویداد
ابتدا هدف خود را از برگزاری رویداد مشخص کنید. آیا می‌خواهید توجه رسانه‌های محلی را جلب کنید، معروف شوید، لیستی از مشتریان احتمالی تهیه کنید یا محصولات خود را بفروشید؟ هدف‌گذاری دقیق به شما کمک می‌کند تا بهترین راهکارها را برای رسیدن به هدفتان انتخاب کنید.
بیشتر بخوانید مقاله نکات مهم برای برگزاری رویداد : خدمات نمایشگاهی
-
حوزه فعالیت رویداد
نوع فعالیت‌های رویداد خود را تعیین کنید. آیا مراسم شما شامل فعالیت‌های سرگرم‌کننده، کارگاه یا سخنرانی خواهد بود؟ مقیاس رویداد را براساس تجربیات خود تنظیم کنید. اگر اولین بار است که یک رویداد برگزار می‌کنید، نیازی نیست کنفرانسی یک‌روزه برای صدها نفر در یک هتل بزرگ برگزار کنید. یک ورکشاپ یک‌ساعته در دفتر شما هم می‌تواند به بسیاری از اهداف مشابه برسد.
-
استفاده از ایوند برای دعوت مخاطبان
پس از تعیین هدف و حوزه فعالیت رویداد، مخاطبان هدف خود را شناسایی کنید و از ایوند برای دعوت آنها استفاده کنید. ایوند ابزاری ساده و حرفه‌ای برای ثبت نام شرکت‌کنندگان ارائه می‌دهد و گزارش‌های خوبی از روند ثبت‌نام‌ها در اختیار شما قرار می‌دهد.
-
زمان‌بندی درست برای برگزاری رویداد
برای دستیابی به حداکثر موفقیت، لازم است زمان‌بندی دقیقی برای رویداد خود داشته باشید. تاریخ‌های مهم مانند تعطیلات و مناسبت‌های سالانه را مدنظر قرار دهید؛ زیرا ممکن است با رویداد شما تداخل داشته باشند. از این تداخل می‌توانید به نفع خود استفاده کنید و با اشاره به آن اتفاق، مراسم خود را برگزار کنید. همچنین، باید مدت‌زمان لازم برای آماده‌سازی و برگزاری رویداد را در نظر بگیرید.
-
انتخاب تیم اجرایی
مشخص کنید چه کسی مسئول برگزاری رویداد خواهد بود. چه خود شما و چه یکی از کارکنان ارشد، لازم است یک نفر مسئولیت رهبری و برگزاری مراسم را به عهده داشته باشد. این فرد باید تمام مسائل کلی و جزئی را مدیریت کند و دیگران او را در این امر یاری کنند. اطمینان حاصل کنید که وظایف به‌طور واضح به همه اعضای تیم توضیح داده شده است تا در مراسم هیچ اخلالی پیش نیاید.
-
پیش‌بینی دقیق
قبل از اجرای رویداد، تمام اعضای اجرایی باید دور هم جمع شوند و قدم‌به‌قدم مراسم را بررسی کنند. لازم است همه چیز به خوبی برای دیگران تصویرسازی شود تا تصویر ملموس و دقیقی از وظایف خود داشته باشند. در این بخش می‌توانید تخمین بزنید به چه تعداد نیروی انسانی در بخش‌های مختلف این رویداد نیاز دارید.
-
استفاده از تسکولو برای مدیریت کارها
پس از پیش‌بینی مسیر رویداد، یک پروژه در تسکولو ایجاد کنید. پروژه را به قسمت‌های کوچکتر بشکنید و در صفحه‌ها، لیست‌ها و کارها تقسیم کنید. برای هر کار، مشخص کنید که باید توسط چه کسانی انجام شود و آن کار را در تسکولو به افراد واگذار کنید. می‌توانید زمان پایان هر کار (ددلاین) را هم مشخص کنید.
این نکات به شما کمک می‌کنند که رویداد بعدی خود را به راحتی برنامه‌ریزی و برگزار کنید.
بیشتر بخوانید مقاله نکات مهم برای برگزاری رویداد : تشریفات نمایشگاهی
-
تنظیم بودجه برای برگزاری رویداد
با بررسی دقیق جنبه‌های مختلف رویداد، می‌توانید مخارج آشکار و پنهان آن را شناسایی کنید. اگر هزینه‌های برگزاری بیش از بودجه شماست، می‌توانید به تأمین آن از منابع دیگر فکر کنید. اسپانسرها، بلیط فروشی و همکاری با شرکت‌های مکمل می‌توانند راه‌حل‌های مناسبی برای تأمین هزینه‌ها باشند.
-
تهیه نقشه کسب و کار
نوع رویداد تعیین‌کننده طرح کسب و کار شما خواهد بود. این طرح می‌تواند شامل ارسال ایمیل، نامه‌نگاری، ثبت‌نام در فروشگاه یا استفاده از رسانه‌ها و جراید برای تبلیغ باشد.
-
اطلاع رسانی به رسانه‌ها
رسانه‌های محلی برای اطلاع‌رسانی به دیگران بسیار ضروری هستند. توجه گزارشگران رسانه‌های اینترنتی و سنتی را جلب کنید و آنها را رسماً دعوت کنید تا رویداد شما را پوشش دهند. عمومی کردن جزئیات این رویداد می‌تواند به تبلیغ دهان به دهان کسب و کار شما کمک کند.
-
تبلیغات و بازاریابی
از شبکه‌های اجتماعی برای شناسایی مخاطبان هدف خود استفاده کنید و آنها را در جریان رویداد قرار دهید. پس از مراسم، اطلاعات و تصاویری از رویداد را منتشر کنید و مراحل آماده‌سازی را به اشتراک بگذارید. این کار می‌تواند به جلب مشتریان جدید کمک کند. یکی از کارمندان را مسئول انتشار توییت، عکس و ویدیو کنید تا انرژی رسانه‌های اجتماعی را بالا نگه دارد.
-
معرفی محصولات و خدمات
راهی برای معرفی محصولاتتان به حاضران در رویداد پیدا کنید. کارت ویزیت، بروشور، بن‌های تخفیف، کارت هدیه، اشانتیون محصولات، مسابقه یا هر راه دیگری که آنها را به خرید محصولات یا استفاده از خدمات شما ترغیب کند، مفید است. جمع‌آوری مشخصات تماس شرکت‌کنندگان نیز بسیار اهمیت دارد. می‌توانید از آنها بخواهید آدرس ایمیلشان را در یک فرم، روی برگه‌های دریافت بن تخفیف بنویسند یا کارت ویزیتشان را در یک تُنگ بیندازند.
-
مثبت اندیشی و انعطاف‌پذیری
در روز برگزاری رویداد، آماده باشید. بدانید که نمی‌توانید برای تمام احتمالات برنامه‌ریزی کنید. اگر اشتباهی رخ دهد، نگرش مثبت شما بسیار مهم است. با داشتن نگرش مثبت، مهمانان احساس خوشایندی خواهند داشت و از مشکلات احتمالی ناراحت نخواهند شد. به هر اتفاق خارج از برنامه‌ای به عنوان درسی برای مراسم بعدی نگاه کنید و مطمئن باشید که دفعه بعد بهتر خواهید بود.
بیشتر بخوانید مقاله نکات مهم برای برگزاری رویداد : ایونت مارکتینگ
-
پیگیری و ارزیابی
بعد از پایان رویداد، کار شما تمام نشده است. از تمام مشتری‌هایی که شرکت کرده‌اند، تشکر کنید. می‌توانید از تخفیف‌ها یا ارسال دعوتنامه برای رویداد بعدی استفاده کنید. از آنها بخواهید به مراسم شما نمره بدهند تا نقاط ضعف و قوت خود را مشخص کنید. بررسی کنید که تا چه اندازه به اهداف خود رسیده‌اید. چند مشتری جدید جذب کرده‌اید؟ در ماه بعد از این ایونت، چند نفر از حاضران اقدام به خرید کرده‌اند؟ با توجه به معیارهایی که برای خودتان تعیین کرده‌اید، پیشرفت کنید. ظرف مدتی خواهید دید که این رویدادها چگونه به پیشرفت کسب و کار شما کمک خواهند کرد.
حالا که گام‌های برگزاری رویداد را مرور کردیم، وقت آن است که اقدام کنید. به وب‌سایت ایوند بروید و یک رویداد را ثبت کنید. این کار خیلی آسان است. اولین قدم را همین حالا بردارید!
